Опись документов для архива образец

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, опись документов для архива образец нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново. Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки. Содержание статьи Какие нормы регулируют эту процедуру Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций: Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся: приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства; инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке; методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам. Оформляем обложку Как известно, театр начинается с гардероба, а дело — с обложки. Первое, что нужно сделать — выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения: Стандартные встречаются чаще всего, опись документов для архива образец размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер. Нестандартная отличается опись документов для архива образец и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер. И последний вид — документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Опись документов для архива образец период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона. Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило — нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации: Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы. В случае если документ имеет довольно большой опись документов для архива образец больше 250 листовто его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке. Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа. Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ его названиео чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке. Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, опись документов для архива образец пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть. Опись на документ Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения: название данного документа; дата составления описи; аннотация; непосредственная опись — таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания; в конце содержится информация об итоговом количестве документов цифровое значение и прописью. После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО. Процесс сшивания Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве. Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать опись документов для архива образец половине свободного поля левого отступа — примерно 1,5 см. Это важно, поскольку опись документов для архива образец должен остаться читабельным после прошивки. Можно опись документов для архива образец дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов. Все 3 дырки располагаются симметрично опись документов для архива образец высоте, расстояние между ними — около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа. Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер — около 70 см. Алгоритм прошивки на 3 дырки: Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону. Снова пускаем нить в среднее отверстие. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи. Можно прошивать документ опись документов для архива образец при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел. Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность. Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео: Заверение документа После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой опись документов для архива образец Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов количество листов ». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. Опись документов для архива образец надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она опись документов для архива образец о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами. Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Опись документов для архива образец мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре — кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми. Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, опись документов для архива образец которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы — всего 20 лет, фотодокументация — 5 лет и т. И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой. Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение свыше 10 летто ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая — папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа. Не забывайте о опись документов для архива образец, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен. Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 499 703-18-46 Москва +7 812 309-91-23 Санкт-Петербург 8 800 333-45-16 доб. Сегодня подавала документы на регистрацию ООО. В заявлении 11001 на последнем листе наклейка «прошито и пронумеровано» указала только число 10 листов опись документов для архива образец в скобках ,где надо было прописать число прописью десять автоматически написала «листов» получилось что прописью не прописала. Бесплатная консультация юриста +7 499 703-18-46 Москва и область +7 812 309-91-23 Санкт Петербург и область.

Также смотрите:

Комментарии:
  • Юрий Грищенко

    15.12.2015

    Оба конца нити оказались на обратной стороне дела. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. В течение четко установленного законодательством срока документы должны храниться, в частности, и в архиве.